Analizzare documenti con l’AI: dalle pagine alle decisioni
Una relazione di quaranta pagine, un verbale pieno di interventi, un contratto con allegati. Negli Studi Professionali e nelle PMI leggere questi materiali richiede tempo, soprattutto quando occorre individuare pochi elementi per prendere una decisione.
L’intelligenza artificiale può preparare una sintesi, ma la sua utilità dipende anche da ciò che chiediamo di cercare. Un riassunto generico rischia di dedicare spazio a dettagli secondari e lasciare sullo sfondo le informazioni necessarie.
Partire dall’attività da svolgere
Prima di caricare un documento, conviene chiarire il risultato atteso:
- Chi legge deve approvare una spesa?
- Preparare una riunione?
- Confrontare due versioni di un contratto?
- Individuare obblighi e scadenze?
Lo stesso documento può richiedere sintesi diverse:
- per un Responsabile Amministrativo contano importi, condizioni e date;
- per un Professionista incaricato di verificare una pratica possono essere centrali eccezioni, riferimenti e passaggi da approfondire.
Anche la documentazione Microsoft sulla sintesi documentale prevede istruzioni relative a scopo, destinatario, lunghezza e aree di attenzione. È una funzionalità specifica del prodotto, ma il principio editoriale è applicabile anche alla preparazione di richieste per altri assistenti.
Ecco un esempio di richiesta utile in uno Studio Professionale
Immaginiamo di dover esaminare il verbale di una riunione prima di assegnare le attività ai collaboratori.
Una possibile richiesta all’intelligenza artificiale è:
Analizza esclusivamente il documento fornito. Prepara una sintesi per il responsabile dello studio con: decisioni già prese; attività assegnate e rispettivi responsabili, se indicati; scadenze; questioni ancora aperte; numeri e importi da controllare. Per ogni punto importante indica la pagina o la sezione da cui proviene. Se un dato manca, scrivi «non indicato nel documento». Separa i fatti presenti nel testo dalle tue osservazioni.
Questa impostazione rende il risultato più facile da verificare. Le istruzioni non garantiscono comunque che l’AI individui ogni elemento o interpreti correttamente le informazioni.
Controllare fonti, numeri e omissioni
Prima di utilizzare la sintesi, è utile verificare almeno tre aspetti:
- Corrispondenza con l’originale: le decisioni e le affermazioni rilevanti devono essere rintracciabili nelle pagine indicate. Se il sistema non fornisce riferimenti attendibili, occorre recuperarli manualmente.
- Precisione dei dati: importi, percentuali, date, nomi e riferimenti normativi meritano un confronto diretto con il documento. Anche una sintesi convincente può contenere errori.
- Informazioni mancanti: un buon test consiste nell’inserire una domanda la cui risposta non compare nel testo e verificare che il sistema segnali l’assenza dell’informazione.
Il NIST AI Risk Management Framework mette a disposizione indicazioni per valutare e verificare i sistemi AI.
Per uno Studio Professionale o l’ufficio di una PMI, la traduzione pratica è semplice: definire controlli proporzionati alle conseguenze di un eventuale errore.
Riservatezza e scelta dello strumento
Prima di utilizzare documenti dei clienti, bisogna verificare autorizzazioni, riservatezza, trattamento dei dati e condizioni del servizio scelto. Nei casi sensibili possono essere valutate soluzioni locali o altre configurazioni con adeguati controlli di accesso, tenendo conto dell’intero percorso dei dati.
Secondo ISTAT, Imprese e ICT 2025, il 70,8% delle imprese con almeno dieci addetti che utilizzano AI impiega tecnologie per estrarre conoscenza e informazioni da documenti di testo. Il dato riguarda questa categoria di imprese utilizzatrici di AI e non misura la qualità dei riassunti prodotti.
Come valutare un primo esperimento
Scegli tre documenti già autorizzati, definisci per ciascuno una decisione o un’attività concreta e confronta le sintesi con l’originale. Registra il tempo impiegato, gli errori e le informazioni omesse. Ripeti la prova con istruzioni più precise: avrai un confronto utile prima di estendere l’uso ad altri documenti.
Con Gol-IA si può progettare la consultazione della documentazione interna attraverso domande in linguaggio naturale, mantenendo l’attenzione sulle fonti ed è inoltre possibile creare delle SKILL personalizzate per analizzare e riassumere documenti da attivare nel momento in cui servono.