In molti Studi Professionali (Commercialisti, Avvocati, Consulenti del Lavoro) esiste una persona a cui tutti si rivolgono quando una pratica presenta un’eccezione. Conosce i clienti, ricorda le decisioni prese negli anni e sa quali controlli aggiuntivi effettuare. Questa esperienza è preziosa, ma diventa difficile da trasferire quando il collega è assente, cambia ruolo o lascia lo studio.
Il passaggio di consegne offre l’occasione per rendere disponibili le informazioni che guidano il lavoro quotidiano -> L’intelligenza artificiale può aiutare a consultarle, dopo che sono state raccolte, verificate e organizzate.
Perché il passaggio di consegne è delicato
Le procedure scritte descrivono normalmente le attività ricorrenti. Restano spesso fuori gli accorgimenti acquisiti con l’esperienza: quando fermarsi, quali documenti controllare, come riconoscere un’eccezione e a chi chiedere una decisione.
La Fondazione Nazionale di Ricerca dei Commercialisti, nel Rapporto 2026 sull’Albo, rileva che a fine 2025 i praticanti erano 11.507 e le società tra professionisti 2.142, in crescita del 9,3% rispetto all’anno precedente. Sono dati sull’evoluzione della professione; non misurano direttamente la difficoltà dei passaggi di consegne. Rendono comunque interessante ragionare su come le conoscenze circolino tra collaboratori e organizzazioni.
Come raccogliere il know-how operativo
Conviene partire da una sola attività, possibilmente frequente e abbastanza circoscritta. Per esempio, la gestione di una particolare tipologia di pratica o la preparazione di una comunicazione ricorrente.
Chiedi a chi svolge l’attività di descrivere i passaggi ordinari e i documenti necessari, le eccezioni incontrate più spesso, i controlli da eseguire, i casi che richiedono l’intervento del professionista responsabile e dove trovare la fonte che giustifica ogni istruzione.
Una breve scheda per ogni eccezione può contenere situazione, azione prevista, riferimento documentale, responsabile e data dell’ultima revisione. È importante distinguere le regole condivise dalle preferenze personali e dalle decisioni valide soltanto per un caso specifico.
Rendere le procedure consultabili e aggiornate
Le schede possono confluire in una raccolta condivisa, con permessi coerenti con i ruoli dello studio. Serve un responsabile degli aggiornamenti: una procedura superata può generare errori anche quando viene recuperata perfettamente.
Un sistema di AI collegato alla documentazione interna può aiutare a cercare una procedura usando domande in linguaggio naturale e, se progettato per farlo, mostrare i documenti di origine. Non può recuperare automaticamente un’esperienza che nessuno ha mai documentato. Per questo la raccolta iniziale delle conoscenze rimane essenziale.
Per i documenti riservati occorre verificare autorizzazioni, modalità di trattamento e accessi prima di inserirli nel sistema.
Un test semplice per verificare il risultato
Dopo aver preparato alcune schede, chiedi a un collaboratore che non conosce l’attività di completare un caso ordinario e riconoscere un’eccezione. Misura quante richieste di chiarimento sono necessarie, quanto tempo richiede il lavoro e se le istruzioni portano al documento corretto.
Ripeti il test dopo gli aggiornamenti e registra gli errori. L’obiettivo è costruire una conoscenza condivisa, utilizzabile anche durante ferie, affiancamenti e cambi di ruolo.
Con Gol-IA è possibile progettare la consultazione della documentazione interna attraverso domande in linguaggio naturale, mantenendo attenzione alle fonti e ai controlli. Le procedure e le decisioni professionali devono comunque essere validate e aggiornate dalle persone responsabili.